Vonk en Co
“Tijdens mijn eerste gesprekken met Stephan werd snel duidelijk dat er genoeg IT-uitdagingen waren bij Vonk en Co.” Er zijn veel kansen voor Vonk en Co op het gebied van IT. Samen
met het team en met externe partijen hebben we al snel nieuwe hardware en software
geïmplementeerd. We bevinden ons nu in de fase waarbinnen maatwerk centraal staat.”
De IT-afdeling functioneerde goed genoeg voor alle basistaken, maar voor de toekomst was het nodig om te professionaliseren. “Er is afscheid genomen van een aantal leveranciers, we werken nu met flexibele IT-partners die beter bij de ambities van Vonk en Co passen. We hebben een compleet nieuw systeem opgezet en we zijn maatwerksoftware voor onze bedrijfsprocessen aan het optimaliseren. Medewerkers dragen specifieke functionaliteiten aan voor deze software, zodat we hun wensen kunnen ondersteunen.
”Twee weken na de indiensttreding van Menno kreeg
Vonk te maken met een serieuze storing. “Er ontstond stress en het was zo erg dat we niet wisten of
we de volgende dag nog wel door konden draaien met het systeem dat we toen hadden. Toen zijn we
snel gaan schakelen en hebben we alle hardware vervangen door up-to-date systemen.” Met de nieuwe aanpak is ook de infrastructuur en de online veiligheid beter geworden. De beveiliging van mobiele apparaten is versterkt met MDM-software. Dit zorgt ervoor dat alleen goed beveiligde toestellen toegang krijgen tot de systemen van Vonk en Co. “We hebben ook simpelere maatregelen getroffen zoals een strenger wachtwoordbeleid. Veel kantoorpersoneel had een briefje op hun desktop hangen met het wachtwoord. Het aankaarten van deze thema’s leidde soms tot weerstand, maar het verbeteren van de veiligheid was echt belangrijk.”
“Het maatwerk waar we nu mee bezig zijn is vooral gericht op WMS en TMS applicatieniveau. Maar ook op het gebied van kantoorautomatisering is er veel te behalen. Men werkt bij Vonk bijvoorbeeld nog niet optimaal met Teams, terwijl dit een gebruiksvriendelijk systeem is voor communicatie.’’ Als IT’er was Menno gewend aan een omgeving met flexibele werkplekken. Vonk en Co was gewend aan traditioneel werken met vaste werkplekken en computers. De overgang naar flexibel werken met laptops, meerdere schermen en headsets kost tijd. “Naast de technische veranderingen is efficiënte communicatie onmisbaar. Eén van de eerste dingen die we op onze afdeling hebben ingevoerd is een ticketsysteem. Dit systeem centraliseert onze taken. Inmiddels bestaat onze afdeling uit vier personen. Onur en Pete zijn vanuit andere functies binnen Vonk en Co bij het team gekomen. Onur als systeembeheerder en Pete is nu applicatiebeheerder. Daarnaast is Jasper eind vorig jaar bij ons gekomen. Hij werkte bij mijn vorige werkgever en vond het een geweldig idee om samen een systeem op te zetten.”
Het opbouwen van de IT-afdeling en het doorvoeren van veranderingen is nog steeds een grote stap. De
systemen die hier draaiden waren verouderd, dit zorgde voor meer fouten en kostte medewerkers extra tijd. “De noodzaak om te investeren in IT is inmiddels duidelijker geworden bij collega’s. We moeten stappen zetten om toekomstbestendig te zijn.” Menno sluit af met een tevreden blik: “Als je ziet wat we in een jaar hebben bereikt als nieuw ITteam, dan ben ik best trots. Het is nog geen geoliede machine, maar we zijn goed op weg.”
“Collega’s vragen vaak aan ons of we bepaalde dingen kunnen oppakken en staan een week later aan ons bureau om te vragen of het is opgelost. Ik zou het wel willen, maar zo werkt het in de IT helaas niet. Het is best lastig om uit te leggen waarom IT-processen langer duren als je niet de techniek erachter kent.”
