60 nieuwe boordcomputers voor Vonk en Co

‘Erg tevreden, ook wel trots.’ Zo blikt Stefan Verbeek terug op het onlangs bij transportbedrijf Vonk en Co. afgeronde implementatietraject dat in totaal zestig boordcomputers betreft. ‘We hebben het voor elkaar gekregen de overgang van de oude naar de nieuwe situatie naadloos te laten verlopen. Nu beschikken we over een systeem voor de toekomst, klaar voor een eventuele groei.’ TLN Consultancy ondersteunde het keuzeproces.

De zoektocht naar een geschikte boordcomputer was noodzakelijk omdat de in gebruik zijnde blackboxes nodig aan vervanging toe waren, aldus Verbeek. ‘Tegelijkertijd hebben we te maken met een situatie waarin degene die verantwoordelijk is de voor bijbehorende urenregistratie met pensioen gaat.’ De zoektocht was niet eenvoudig. ‘Bij een groot aantal mensen ging de voorkeur uit naar boordcomputers van GreenCat, aangezien we al beschikken over een transport managementsysteem van deze leverancier. Ikzelf was van mening dat we ons eerst goed moesten oriënteren en niet automatisch voor GreenCat moesten kiezen. Welke kant willen we op? Wat is mogelijk? Vragen die je eerst moet beantwoorden voordat je een definitieve keuze maakt.’ Uiteindelijk besloot het transportbedrijf uit Lienden TLN Consultancy bij de zoektocht te betrekken. ‘Een neutrale partij, waar ik in eerste instantie een beetje sceptisch over dacht. Ze zijn uiteindelijk toch commercieel. Het feit dat ze verbonden zijn aan je eigen brancheorganisatie trok mij uiteindelijk toch over de streep.’

Ontzettend zinvol

Verbeek werd gebombardeerd tot kartrekker. Het eerste gesprek dat hij met TLN Consultancy voerde, noemt Verbeek ‘verhelderend’. Karel van Dijk van TLN Consultancy en Verbeek kwamen al snel tot de conclusie dat een mobiele toepassing een goede oplossing zou zijn voor Vonk en Co. ‘Aangezien wij bij onze transporten met grote aantallen vrachtbrieven werken, is het een groot voordeel als je bijvoorbeeld met digitale handtekeningen kunt werken.’ De volgende stap in het implementatieproces was een demodag, gevolgd door een aantal referentiebezoeken. ‘Zeer voornaam’, benadrukt Verbeek. ‘Het is ontzettend zinvol om te kijken hoe beoogde oplossingen functioneren in de praktijk. De tijd en energie die je daar insteekt, is zeker niet weggegooid. Sterker, het is erg verhelderend om van vervoerders te horen wat de ervaringen zijn, positief én negatief. Om mij heen zie ik soms dat bedrijven dit onderdeel overslaan. Naar mijn idee niet handig, want het gaat juist om het gevoel. Voldoet het product in voldoende mate aan jouw wensen? Is er sprake van een ‘positieve klik’ met de leverancier? Pas als het antwoord in alle gevallen ‘ja’ is, kun je goed overwogen voor een bepaalde oplossing te kiezen.’

Uitstel geen optie

In het geval van Vonk leidden de demodag en bijbehorende referentiebezoeken tot een opvallend resultaat: in plaats van een mobiele toepassing werd toch gekozen voor een vaste oplossing. Verbeek: ‘Tijdens het keuzeproces, waarin we de keuze hadden uit drie leveranciers, kwam een vierde leverancier, Transics, met een nieuw systeem naar buiten. Zij wisten dat wij op zoek waren naar een nieuwe boordcomputer en besloten ons daarom te benaderen. Wij zagen dit als een nieuw kans en besloten ook Transics als optie in het keuzeproces op te nemen.’ Er volgde wederom enkele referentiebezoeken en Verbeek en consorten keken nog eens kritisch naar de eigen situatie. ‘We realiseerden ons dat een keuze voor een mobiele oplossing veel druk op de organisatie zou leggen. Je hebt mensen nodig voor de begeleiding, de uitvoering, de implementatie… Noem maar op. Die capaciteit hadden we niet voor handen. Zeker niet aangezien we komend voorjaar ook nog eens gaan verhuizen naar Tiel. Daarbij was uitstel geen optie. We vonden dat we zo snel mogelijk moesten overstappen op boordcomputers, we maken inmiddels al ruim 10 jaar gebruik van de blackboxes.’ Uiteindelijk werd gekozen voor een vaste oplossing van Transics.

Naar tevredenheid

Nu de keuze was gemaakt, besloot Vonk allereerst een pilot op te zetten. Ook besloot het verder geen gebruik meer te maken van TLN Consultancy. ‘De samenwerking verliep goed, we hebben veel aan de input van Karel gehad. We waren echter van mening dat we de pilot zelfstandig konden draaien. Daarbij hebben we trouwens nog steeds contact met Karel, onder meer over de voortgang.’ De pilot verliep naar tevredenheid, ook voor Transics. ‘Ook zij hadden baat bij de pilot, aangezien het een nieuw systeem betrof en wij een soort ‘proefbedrijf’ waren. Op die manier konden we gezamenlijk aanwezige ‘bugs’ detecteren en verwijderen en zodoende het product klaarmaken voor een officiële marktintroductie.’ Consequentie was wel dat Verbeek in principe niet met buitenstaanders over de toepassing mocht praten. ‘Eigenlijk wel raar, je bent intensief bezig met het implementatieproces, je bent enthousiast en je kunt er met bijna niemand over sparren.’ Enkele maanden terug hakte Verbeek de knoop door; Vonk koos definitief voor de boordcomputers van Transics, zestig in totaal. Op dit moment wordt worden alle blackboxes vervangen. Verbeek streven ernaar op 1 januari 2009 alle boordcomputers te hebben geïnstalleerd.

Alsnog mobiel?

Wat staat Verbeek nu vooral bij, terugkijkend op het implementatieproces? ‘Het is zeer leerzaam geweest. In samenwerking met TLN Consultancy hebben we onze eigen ideeën en wensen weten te koppelen aan de bestaande mogelijkheden. De grote hoeveelheid tijd en energie die is gespendeerd, betaalt zich absoluut uit. Zodoende hebben we een goed beeld gekregen van wat we willen en wat haalbaar is. Je moet natuurlijk wel reëel blijven; bezint eer gij begint. Ik durf nu te stellen dat we klaar zijn voor de toekomst. Met de nieuwe locatie hopen we verder te groeien, de nieuwe boordcomputers maken dat mede mogelijk. Het is zelfs mogelijk in de nabije toekomst alsnog op eenvoudige wijze over te stappen op een mobiele oplossing!’